Para que serve
A reunião acaba e cada um sai lembrando de uma coisa
Quem ficou com qual tarefa? Qual era o prazo? O que ficou decidido mesmo? Quando ninguém registra, a próxima reunião começa repetindo a anterior.
Depois das minhas reuniões comerciais eu faço isso: pego a transcrição, passo pela IA e saio com o resumo e o follow-up prontos para revisar. O prompt abaixo é a versão que serve para qualquer tipo de reunião.
Consiga a transcrição
Qualquer texto com o que foi falado serve. Os caminhos mais comuns:
Nada disso disponível? Grave o áudio pelo celular e suba o arquivo na IA. Algumas aceitam áudio direto. Se a sua não aceitar, use um app de transcrição antes e cole o texto.
Copie o prompt e cole a transcrição
Abra uma conversa nova na IA, cole o prompt e coloque a transcrição no final, onde está indicado. Se quiser, preencha o contexto: com ele, a IA erra menos nome e cargo.
Você vai organizar a transcrição de uma reunião. Use só o que está na transcrição. Se algo não ficou claro, escreva "não ficou claro na reunião" em vez de deduzir. Contexto (opcional): Empresa: [nome] Objetivo da reunião: [ex.: alinhar a entrega do cliente X] Participantes: [nomes e cargos] Entregue nesta ordem, com estes títulos: 1. RESUMO No máximo 5 linhas. O que foi discutido e onde a conversa terminou. 2. DECISÕES Uma decisão por linha. Se nada foi decidido, escreva "Nenhuma decisão registrada". 3. TAREFAS Tabela com as colunas Tarefa, Responsável e Prazo. Se o responsável ou o prazo não foram ditos, escreva "a definir". Não invente nome nem data. 4. DÚVIDAS EM ABERTO Perguntas que ficaram sem resposta e assuntos que precisam voltar na próxima reunião. 5. E-MAIL DE FOLLOW-UP Rascunho curto para os participantes: agradecimento em uma linha, decisões, tarefas com responsável e prazo, e o próximo passo. Tom direto e cordial, sem enfeite. Transcrição: [cole aqui]
Transcrição muito longa pode passar do limite de alguns planos gratuitos. Se a IA cortar, divida em duas partes e peça para ela juntar tudo no final.
Confira o resultado antes de mandar
O formato que volta é parecido com este:
Resumo
A equipe revisou a campanha de fim de ano. O orçamento de anúncios foi aprovado como estava. A data de lançamento depende da confirmação do estoque pelo fornecedor, que ficou como principal pendência.
Decisões
- Orçamento de anúncios mantido como proposto
- Lançamento só depois da confirmação do estoque
Tarefas
| Tarefa | Quem | Prazo |
|---|---|---|
| Confirmar a data de entrega com o fornecedor | Marina | 14/11 |
| Ajustar as artes com os preços novos | Caio | a definir |
| Revisar o e-mail para a base de clientes | Renata | 18/11 |
Dúvidas em aberto
- O frete grátis vale a partir de qual valor de compra?
E-mail de follow-up
Assunto: Resumo da reunião da campanha de fim de ano
Oi, pessoal. Obrigado pela reunião de hoje.
Decidimos manter o orçamento de anúncios e lançar a campanha só depois da confirmação do estoque.
Tarefas: Marina confirma a entrega com o fornecedor até 14/11. Caio ajusta as artes com os preços novos (prazo a definir). Renata revisa o e-mail da base até 18/11.
Fica em aberto o valor mínimo para frete grátis. Fechamos isso na próxima reunião.
Abraço,
Exemplo inventado, só para mostrar o formato.
O que conferir: nomes de pessoas e de empresas (a transcrição costuma errar), datas e prazos, e as tarefas que ficaram "a definir". Resolva essas antes de enviar o e-mail.
Cuidados
- Avise que a reunião está sendo gravada. No começo da conversa e, se der, já no convite. Quem não concordar precisa ter a chance de dizer.
- Revise o e-mail antes de enviar. A IA resume bem, mas pode atribuir uma fala à pessoa errada.
- Prefira a conta da empresa à conta pessoal, e confira as configurações de privacidade da ferramenta.
Reunião com dado sensível fica fora da IA até a empresa ter uma regra clara sobre o que pode ser colado e em qual ferramenta. Isso vale para salário, saúde, dado pessoal de cliente e negociação confidencial.
Próximo passo
Quando vale chamar a Praxo
Fazer isso na mão funciona, mas depende de alguém lembrar depois de cada reunião. A Praxo entra quando a empresa quer que isso aconteça sozinho:
- A ata fica pronta depois de toda reunião, sem ninguém precisar colar nada
- As tarefas vão direto para o CRM ou para o WhatsApp de cada responsável
- Uma pessoa aprova antes de qualquer coisa sair para o time ou para cliente
Testou o prompt e quer ajustar para o jeito da sua empresa? Me chama no mesmo link.