Seu segundo cérebro em 10 minutos

Escolha os 5 documentos que mais explicam a sua empresa

Pense no que você entregaria para um funcionário novo na primeira semana. Comece por estes:

• Apresentação da empresa, aquela que você manda para cliente novo
• Tabela de preços ou catálogo, com os prazos
• Perguntas frequentes, mesmo que hoje elas estejam só na cabeça do time
• Processo de venda ou de atendimento, do primeiro contato até a entrega
• Um contrato modelo, sem nome e sem dado de cliente

Crie o projeto e suba os arquivos

• No ChatGPT: procure por "Projetos" no menu lateral e crie um novo com o nome da empresa.
• No Claude: procure por "Projetos" (ou "Projects") no menu lateral e crie um novo.
• Dentro do projeto, adicione os 5 arquivos na área de arquivos. No Claude, ela pode aparecer como conhecimento do projeto.

As telas dessas ferramentas mudam com frequência. Se o botão estiver com outro nome, procure pelo lugar onde se adicionam arquivos e instruções ao projeto.

Cole a instrução pronta

O projeto tem um campo de instruções. Copie o texto abaixo, cole lá e troque o que está entre colchetes pelas informações da sua empresa.

Você é o assistente interno da [NOME DA EMPRESA]. A empresa [o que vocês fazem, em uma frase] para [quem são os clientes].

Sua fonte de informação são os documentos deste projeto. Responda só com base neles.

Como responder:
1. Escreva em português, de forma direta, como alguém da equipe falaria com um colega.
2. Comece pela resposta. Depois, se precisar, explique.
3. No fim de toda resposta, diga de qual documento tirou a informação (nome do arquivo e, se der, o trecho ou a seção).
4. Se a resposta não estiver nos documentos, diga "Não sei, isso não está nos documentos" e sugira quem da equipe pode saber. Nunca invente preço, prazo, condição ou regra.
5. Se dois documentos disserem coisas diferentes, mostre os dois trechos e avise que existe um conflito.
6. Quando eu pedir uma mensagem para cliente, use o tom da empresa: [ex.: próximo e sem formalidade exagerada]. Marque o texto como RASCUNHO, porque alguém da equipe vai revisar antes de enviar.
7. Não peça, não guarde e não repita dados pessoais de clientes, senhas ou dados bancários.

Pedir a fonte deixa você conferir a resposta em segundos. Pedir o "não sei" protege a sua empresa do pior erro de uma IA: inventar um preço ou um prazo com toda a confiança.

Teste com 5 perguntas

Abra uma conversa nova dentro do projeto e faça estas perguntas, adaptando para o seu negócio:

1. Qual é o prazo de entrega para [produto ou serviço]?
2. Um cliente pediu desconto. Como eu respondo seguindo a nossa política?
3. Quais informações eu preciso pedir ao cliente para fechar um contrato?
4. Explica o nosso processo de atendimento, do primeiro contato até a entrega, em passos curtos.
5. [Uma pergunta que você sabe que não está em nenhum documento]

O que conferir: a resposta bate com o documento? Ele disse de qual arquivo tirou? Na pergunta 5, ele admitiu que não sabe?

Se ele errou ou inventou alguma coisa, você achou um buraco nos documentos. Escreva a resposta certa no arquivo de perguntas frequentes e suba a versão nova. Cada correção dessas deixa o assistente melhor.

Cuidados que valem desde o primeiro dia

Nunca suba no projeto:

• Dados pessoais de clientes, como CPF, endereço, telefone ou conversas
• Senhas e acessos de qualquer sistema
• Dados bancários da empresa ou de clientes
• Contratos assinados (use sempre o modelo em branco)

E no uso do dia a dia:

• Revise antes de mandar para cliente. A IA escreve o rascunho, e quem envia é uma pessoa do seu time.
• Atualize os arquivos quando mudar preço ou prazo. A IA responde com o que está lá, inclusive se estiver desatualizado.
• Confira as configurações de privacidade da ferramenta e o que o seu plano diz sobre o uso dos seus dados.