A conta do copia e cola da sua equipe

Liste as passagens de dados

Entra na lista todo dado que alguém digita de novo em outro lugar. Os mais comuns:

• Pedido que chega por e-mail ou WhatsApp e vai para a planilha.
• Planilha que vira cadastro no CRM ou no sistema.
• Pedido que vira nota fiscal ou boleto.
• Comprovante que vira lançamento no financeiro.
• Relatório montado juntando números de vários sistemas.
• Resposta copiada de um documento para o cliente.

A conta, passo a passo

Faça uma linha para cada passagem de dados.

1. Horas por semana de cada pessoa. Pergunte para quem faz. Melhor ainda: peça para marcar o tempo por cinco dias (modelo no passo 4). A estimativa de cabeça costuma sair menor que a realidade.
2. Quantas pessoas fazem. Multiplique. Isso dá as horas por semana da equipe.
3. Custo da hora. Some salário, encargos e benefícios do mês e divida pelas horas trabalhadas no mês. O RH ou o contador tem esse número.
4. Vezes 52 semanas. O resultado é o custo de um ano inteiro dessa passagem.

A tabela para preencher

Preencha uma linha por passagem de dados. A tabela calcula enquanto você digita e nada sai do seu navegador. No fim, copie com fórmulas e cole numa planilha do Google ou do Excel.

Prefere começar de uma planilha em branco? Copie o modelo abaixo e cole na célula A1. As fórmulas já vêm prontas.

Tarefa	Pessoas	Horas por semana de cada pessoa	Custo da hora (R$)	Horas por semana no total	Custo por ano (R$)
[tarefa]				=B2*C2	=E2*D2*52
[tarefa]				=B3*C3	=E3*D3*52
[tarefa]				=B4*C4	=E4*D4*52
[tarefa]				=B5*C5	=E5*D5*52
[tarefa]				=B6*C6	=E6*D6*52
Total				=E2+E3+E4+E5+E6	=F2+F3+F4+F5+F6

Marque o tempo de verdade por cinco dias

Com o tempo real na mão, a conta fica pronta em cinco minutos e ninguém discute o número. Mande esta mensagem para o time:

Pessoal, nesta semana quero entender quanto tempo a gente gasta passando informação de um lugar para outro (do e-mail para a planilha, da planilha para o sistema, e assim por diante).

A ideia é tirar trabalho chato de vocês, e ninguém vai ser avaliado por isso.

De [segunda] a [sexta], anotem cada vez que fizerem isso: o que passaram, de onde para onde e quantos minutos levou. Pode ser no bloco de notas do celular.

Na [sexta], a gente junta tudo em 15 minutos.

Os pedidos para a IA ajudar a levantar as tarefas

Use o primeiro para montar um questionário rápido para o time. Use o segundo para transformar as respostas na tabela do passo 3.

Quero descobrir quanto tempo a minha equipe gasta copiando e colando informação de um lugar para outro.

A empresa é de [segmento], com [número] pessoas nas áreas [áreas]. Usamos [sistemas: planilha, CRM, sistema de gestão, WhatsApp, e-mail].

Monte um questionário de no máximo 8 perguntas, para cada pessoa responder em 5 minutos. As perguntas precisam descobrir:
1. Que dado ela digita de novo.
2. De onde vem e para onde vai.
3. Quantas vezes por semana isso acontece.
4. Quanto tempo leva cada vez.
5. Onde costuma dar erro.

Use linguagem simples, sem termo técnico. Comece explicando que o objetivo é tirar trabalho repetido da pessoa, sem avaliar o desempenho de ninguém.

Abaixo estão as respostas da minha equipe sobre as tarefas de copiar e colar. Os nomes foram trocados por Pessoa 1, Pessoa 2 e assim por diante.

[cole aqui as respostas]

Organize numa tabela com as colunas: tarefa, de onde vem o dado, para onde vai, quantas pessoas fazem, horas por semana de cada pessoa.

Junte as tarefas iguais. Ordene da que mais toma tempo para a que menos. Marque quais seguem sempre o mesmo caminho e têm regra clara.

Não invente número. Se alguém não disse o tempo, escreva "perguntar".

Cuidados

• A conta mostra horas, não pessoas a mais. O tempo que volta vai para o trabalho que precisa de cabeça.
• Não compare pessoas. Quem demora mais numa passagem costuma ser quem recebe o dado mais bagunçado.
• Some o custo do erro. Número trocado vira nota errada ou cliente cobrado duas vezes. Anote os casos do último mês.
• Refaça a conta depois de mudar. É o jeito de saber se a mudança deu resultado.