Para que serve
Toda tarefa que trava quando você sai é um gargalo
Faça o teste: liste o que travaria se você ficasse uma semana fora. Cada item dessa lista é uma tarefa que ainda depende de você, e cada uma tem um destino melhor do que a sua mesa.
Neste checklist, toda tarefa já vem com uma sugestão de destino:
Marque o que ainda passa por você
Marque só o que aconteceu nas últimas duas semanas. No fim, use o botão para copiar a sua lista e levar para o passo 4.
Comercial
Financeiro
Time
Cliente e operação
Decida a ordem de saída
Para cada tarefa marcada, responda sim ou não a estas quatro perguntas:
- Acontece toda semana?
- Segue uma regra que dá para escrever?
- Toma mais de uma hora por semana, somando tudo?
- Se der errado, o erro custa pouco e dá para corrigir?
Tire uma tarefa por semana. Trocar dez de uma vez confunde o time e a sua agenda continua cheia, só que de dúvidas.
Os modelos para passar a tarefa adiante
Escolha o modelo pelo destino da tarefa. Troque o que está em azul.
A partir de [data], [cargo ou nome] pode aprovar [tipo de pedido, por exemplo desconto] até [limite, por exemplo 5% ou R$ 500] sem falar comigo. Acima disso, me mande junto: [o que precisa vir, por exemplo valor da proposta, margem e motivo do pedido]. Eu respondo em até [prazo]. Em [data de revisão], a gente olha os casos do mês e ajusta o limite se precisar.
Oi, [nome]! A partir de [data], você fica responsável por [tarefa]. Como fazer: [passo a passo em 3 a 5 linhas, ou link do documento]. Me chama só quando: [exceção, por exemplo valor acima de R$ X ou cliente reclamando de novo]. Na primeira semana, a gente revisa junto na [dia e hora], 15 minutos. Depois disso, a tarefa é sua.
Tarefa: [nome da tarefa] Quantas vezes por semana acontece: [número] Onde a informação chega: [e-mail, WhatsApp, planilha, sistema] Para onde ela vai: [sistema, planilha, pessoa] Passo a passo de hoje: [como é feito, em poucas linhas] 5 exemplos reais: [casos recentes, sem dado pessoal de cliente] O que precisa de aprovação antes de sair: [por exemplo mensagem para cliente, pagamento] Quem aprova: [nome ou cargo]
O pedido para a IA montar o seu plano de saída
Cole no ChatGPT ou no Claude a lista que você copiou no passo 1 e preencha o que está em azul.
Sou sócio de uma empresa de [segmento] com [número] pessoas. Estas tarefas ainda passam por mim toda semana: [cole aqui a lista do checklist] Para cada tarefa, me diga: 1. O destino mais simples: regra escrita, pessoa do time, ferramenta ou agente de IA. Explique em uma frase. 2. O primeiro passo concreto, que eu consigo fazer em até 30 minutos. 3. O que pode dar errado na passagem e como evitar. 4. O que continua comigo, se alguma parte precisar continuar. Depois, monte um plano de 4 semanas, com no máximo uma tarefa por semana, começando pela que mais toma o meu tempo e tem regra mais clara. Regras: seja direto, sem jargão. Não invente número que eu não dei. Se faltar informação para decidir, me pergunte antes.
Revise o plano com quem vai receber cada tarefa. A pessoa costuma saber de um detalhe que a IA não sabe.
O que continua com você
Algumas decisões são do dono e ficam na sua mão. A ideia é sobrar tempo para elas.
- Preço e margem. O time aplica a tabela, você define a tabela.
- Contratação e desligamento. O RH organiza, você decide.
- Negociação grande. Cliente que muda o mês da empresa merece você na conversa.
- Investimento. Comprar, abrir, trocar de sistema.
Cuidados
- Nada sai sem regra escrita. Passar a tarefa só de boca faz ela voltar para você em uma semana.
- Avise o time. Diga quem passou a cuidar de quê, para ninguém continuar te procurando.
- Mantenha a aprovação onde importa. Mensagem para cliente e pagamento podem passar por uma pessoa antes de sair.
- Revise depois de 30 dias. Veja o que voltou para a sua mesa e por quê.
Senha nunca vai por WhatsApp nem para a IA. Na tarefa 13, use um gerenciador de senhas com acesso por pessoa.
Próximo passo
Quando vale chamar a Praxo
Regra escrita e passagem para o time resolvem boa parte do checklist. A Praxo entra nas tarefas marcadas como "Agente", quando a empresa quer que o trabalho repetido aconteça todo dia sem alguém lembrar:
- Diagnóstico das tarefas que mais tomam o seu tempo
- Agentes que fazem o trabalho repetido, ligados nas ferramentas que a empresa já usa
- Aprovação de uma pessoa antes de qualquer coisa importante sair
São 7 perguntas rápidas, só de clicar. Você vê na hora qual tarefa da sua empresa dá para passar primeiro para um agente, sem cadastro.
Ou fale com a Praxo no WhatsApp