Para que serve
O seu time já usa IA. Falta combinar como
Um usa para responder cliente, outro para escrever proposta, e ninguém combinou nada. Proibir só tira o uso da sua vista: quem acha útil continua usando, no celular ou na conta pessoal.
Uma página resolve a maior parte. Ela diz o que pode, o que nunca pode e quem responde as dúvidas.
Decida quatro coisas antes de copiar
O modelo tem campos em azul. Para preencher, você precisa decidir:
- Quais ferramentas a empresa aprova, e se vai pagar a versão para empresas.
- Quem é o responsável pelas regras.
- Onde ficam os pedidos que funcionam (uma pasta, um documento).
- Se a sua área tem algum dado sensível a mais, como prontuário, apólice ou dado de imóvel.
A política pronta
Copie, troque o que está em azul e salve num lugar que todo mundo acha. Ela foi escrita para caber em uma página impressa.
Este modelo é um ponto de partida e não substitui orientação jurídica. Se a empresa lida com dado de saúde ou financeiro de cliente, revise com o advogado da empresa antes de adotar.
POLÍTICA DE USO DE IA DA [NOME DA EMPRESA] Versão [1], de [data]. Responsável: [nome e cargo]. Para que serve A IA ajuda no nosso trabalho e pode ser usada. Esta página combina como usar com segurança, para proteger os nossos clientes, o time e a empresa. 1. Ferramentas aprovadas Use só: [ferramentas aprovadas, por exemplo a versão para empresas do ChatGPT ou do Claude], com a conta da empresa ([e-mail da empresa]). Não use conta pessoal para assunto da empresa. Ferramenta nova só entra depois de falar com [responsável]. 2. O que nunca colar CPF, RG, telefone, endereço e e-mail de cliente ou de colega. Senhas, tokens e chaves de acesso. Contrato ou documento com cláusula de confidencialidade. Número de conta, cartão e extrato com nome. Atestado, laudo e qualquer dado de saúde. [Item próprio da empresa, por exemplo tabela de custo de fornecedor] 3. Antes de colar, troque por código Nome de cliente vira Cliente A. Valor vira [valor]. Nome de colega vira Pessoa 1. Se não dá para tirar o dado, não cole. Pergunte para [responsável]. 4. O que vai para fora passa por uma pessoa Todo texto feito com IA que vai para cliente, fornecedor ou rede social é lido por quem envia, antes de sair. Quem envia responde pelo conteúdo. Preço, prazo e número são sempre conferidos na fonte, porque a IA pode errar com confiança. 5. Responsável e dúvidas [Nome] tira as dúvidas sobre esta política e guarda os pedidos que funcionam em [pasta ou link]. Esta página é revisada a cada [3 meses] ou quando a empresa trocar de ferramenta. Se algo der errado Se você colou um dado que não devia, avise [responsável] no mesmo dia. Apague a conversa e, se foi senha, troque a senha. Quem avisa rápido ajuda a empresa a resolver. Li e combinei: [nome], [data]
O que pode e o que nunca pode
Mande esta tabela junto. Ela responde as dúvidas mais comuns antes de alguém perguntar.
| Pode, com a ferramenta aprovada | Nunca colar |
|---|---|
| Rascunho de e-mail sem dado do cliente | CPF, telefone e endereço de cliente |
| Resumo de documento público ou interno sem sigilo | Contrato com cláusula de confidencialidade |
| Planilha com nomes trocados por código | Planilha de clientes com nome e contato |
| Ideia de post, roteiro e texto de anúncio | Senha, token ou print com acesso aparecendo |
| Ata de reunião sem assunto de RH | Atestado, laudo e conversa sobre desligamento |
| Análise de números sem identificação | Extrato com nome, conta ou cartão |
Como trocar dado por código
É a regra que mais gente esquece e a que mais protege a empresa.
Antes
Escreva uma cobrança para João Souza, CPF 123.456.789-00, telefone (11) 9 8888-7777, que deve R$ 2.300 da nota 4512 desde agosto.
Depois
Escreva uma cobrança para o Cliente A, que deve [valor] da nota [número] desde [mês].
A IA escreve a mesma mensagem. Na hora de mandar, quem envia troca o código pelo nome.
A mensagem para apresentar ao time
Mande no grupo da empresa ou por e-mail, com a política anexada.
Pessoal, a IA já faz parte do trabalho de muita gente aqui, e isso ajuda. Para todo mundo usar com segurança, escrevi uma página com 5 regras: [link ou anexo]. Leiam até [dia]. Na [reunião de dia], tiro as dúvidas em 15 minutos. A ideia é usar mais, com cuidado com os dados dos nossos clientes. Qualquer dúvida no meio do caminho, falem com [responsável].
O pedido para a IA adaptar ao seu segmento
Cole a política preenchida no lugar indicado. A IA ajusta os exemplos para a sua área e prepara as respostas para as dúvidas do time.
Sou [cargo] de uma empresa de [segmento] com [número] pessoas. Vou colar abaixo uma política de uso de IA de 1 página. Adapte para a minha empresa: 1. Inclua na lista do que nunca colar os dados sensíveis comuns no meu segmento. 2. Mantenha em 1 página, com frases curtas e linguagem simples. 3. Liste as 8 perguntas que o meu time provavelmente vai fazer, com uma resposta curta para cada. 4. Aponte o que eu devo confirmar com o jurídico ou com quem cuida de dados na empresa. Não invente lei, artigo ou número. Se não tiver certeza de algo, diga que é para confirmar. Política: [cole aqui a política preenchida]
Cuidados
- Este modelo não substitui orientação jurídica. Se a empresa trata dado de saúde ou financeiro de cliente, revise com o advogado da empresa antes de adotar, por causa da LGPD.
- Leia os termos da ferramenta. Confira se as conversas são usadas para treinar a IA e como desligar isso. Muda de um plano para outro.
- Explique o motivo de cada regra. Regra sem motivo vira regra esquecida.
- Revise quando trocar de ferramenta. A data da próxima revisão já fica na própria página.
Proibir tudo empurra o uso para o celular. Com a regra escrita, o uso fica à vista e a empresa consegue cuidar dele.
Próximo passo
Quando vale chamar a Praxo
A política organiza o uso de cada pessoa. O passo seguinte é a IA trabalhar para a empresa, com o contexto do negócio e regras que valem para todo mundo. A Praxo entra quando a empresa quer chegar nesse ponto:
- Agentes configurados com as regras da empresa desde o primeiro dia
- Dados sensíveis tratados com cuidado, no ambiente da empresa
- Time treinado para operar e revisar o que a IA faz
São 7 perguntas rápidas, só de clicar. Você vê na hora qual tarefa da sua empresa dá para passar primeiro para um agente, sem cadastro.
Ou fale com a Praxo no WhatsApp